Contrat concernant l’utilisation du véhicule d’entreprise

Si vous mettez un véhicule de fonction à la disposition d'un employé de votre entreprise, une multitude de questions sont à clarifier:

• Quelles sont les assurances à contracter ?
• Qui a le droit d'utiliser le véhicule de fonction ?
• Qui est responsable de l'entretien régulier du véhicule de fonction ?
• Qui prend en charge quels frais ?
• Quel règlement s'applique en ce qui concerne la responsabilité civile?
• Les employé(e)s peuvent ils/elles également utiliser le véhicule de fonction pendant le délai de préavis, pendant une dispense de travail ou en cas d'incapacité de travail prolongée?

Souvent, c'est précisément ce règlement qui régit l'utilisation privée du véhicule de fonction:

En général, les entreprises mettent à disposition le véhicule de fonction pour des déplacements privés également, en fonction de la politique du personnel. Différents systèmes existent :

• les employés qui bénéficient d’un véhicule de fonction ne peuvent l'utiliser que pour le trajet entre le lieu de travail et leur domicile,
• les employés qui bénéficient d’un véhicule de fonction tiennent un journal de bord pour leurs déplacements privés et sont tenus de rembourser les kilomètres parcourus,
• les employés qui bénéficient d’un véhicule de fonction remboursent les kilomètres de manière forfaitaire, souvent à un taux qui les avantage,
• les employés qui bénéficient d’un véhicule de fonction peuvent l'utiliser à leur guise pour leurs déplacements privés les frais ne sont pas à leur charge, par exemple les frais de carburants lors de déplacements plus longs, comme les vacances par exemple.

Attention : l'utilisation avantageuse ou gratuite d’un véhicule de fonction constitue – malgré la participation aux frais – un avantage fiscal et apporte de l'attractivité à l'entreprise vis à vis de ses employés.